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湖北生物科技职业学院公文制发工作规范

2017年04月26日 16:35  点击:[]

湖北生物科技职业学院公文制发工作规范

 

学校公文主要有《中共湖北生物科技职业学院委员会文件》、《湖北生物科技职业学院文件》、《湖北生物科技职业学院函件》、《湖北生物科技职业学院党政办公室文件》、《校务信息》、《会议纪要》等。

一、适用范围

(一)中共湖北生物科技职业学院委员会文件

按照“鄂生科院党”方法依年度统一编号,适用于下列事项:

1.报送上级党委机关的请示、报告、意见等。

2.下发干部任免决定等。

3.确定或调整学校、部门的管理体制、机构设置和人员编制等重大事项。

4.经校党委研究决定需贯彻执行的重要事项。

5.其他需以校党委行文的有关事项。

(二)湖北生物科技职业学院文件

按照“鄂生科院”方法依年度统一编号。适用于下列事项:

1.报送上级机关的请示、报告、意见。

2.转发省委、省政府、省农业厅等上级部门的有关文件。

3.印发贯彻落实以学校名义发布的重要工作决定、政策、标准、规范等的具体实施意见。

4.发布内容比较重要、对全校工作有指导意义的事项。

5.下达或调整各类发展规划、工作要点。下达年度预算、年度计划、专项经费等。

6.公布有关考核、评比、表彰等重大决定。

7.其他需以学校名义行文的有关事项。

(三)湖北生物科技职业学院党政办公室文件

按照“鄂生科院办”的方法依年度统一编号。适用于下列事项:

1.转发省农业厅办公室等相应机构的文件。

2.下发各类工作会议通知。

3.批复校内有关请示事项,征询、答复意见和建议。

4.其他需要以校党政办名义的行文。

(四)湖北生物科技职业学院函件

学校函文件不编号。适用于下列事项:

1.与省内外不相隶属的单位联系工作,转发不相隶属机关的重要文件。

2.其他需以校函形式印发的公文。

(五)校务信息

按年度统一编号,即编“〔〕号”,适用于:印发本校重大事件、获奖情况,本校要事等通报。

(六)会议纪要

具体分为校党委会议纪要、校长办公会议纪要、专题办公会议纪要三种,分别按年度统一编号,即编“〔〕号”,适用于:党委会议、校长办公会议、专题会议决定事项的记录。

(七)职能部门文件

各职能部门自行编号,适用于:职能部门负责的工作事项对校内其他部门的各类通知、通报、简报等。

二、公文制发程序

(一)学校下行文:

职能部门起草公文、填写文件审核单

 

职能部门核稿员核稿

部门负责人审签

党政办主任审核

分管领导审签

职能部门核稿员复核

党委书记或校长(分管校长)签发

校核稿员复核

党政办领取文号

职能部门将公文交打印室排版打印

党政办盖印,

留存文件电子版、纸质版至党政办

职能部门负责发文

(二)学校上行文:

职能部门起草公文、填写文件审核单

 ↓

职能部门核稿员核稿

部门负责人审签

分管领导审签

职能部门核稿员复核

党委书记或校长签发

校核稿员复核

党政办领取文号

职能部门将公文交打印室排版打印

党政办盖印,

留存文件电子版、纸质版至党政办

职能部门负责报送公文

(三)职能部门发文:

职能部门起草公文、填写文件审核单

 

职能部门核稿员核稿

部门负责人审签

分管领导审签

职能部门核稿员复核

处室、部门将公文交打印室排版打印

处室、部门负责发文

三、文稿草拟

各处室、部门草拟公文需把准确性放在第一位,具体做到:

(一)符合国家的法律、法规、规章以及其他规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)少发文、发短文。按照《湖北省农业厅关于进一步精简会议文件的意见》(鄂农办发〔2008〕28号)规定,凡能通过电话、传真、网络解决问题的不再印发文件,凡已及时公开发布的文件,各处室、单位如无具体贯彻落实意见的,不得再发文转发。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

向学校上级机关报送公文,一般只使用“请示”、“报告”、“意见”等3个文种。“请示”要一文一事,明确提出要求的事项,应在文尾注明联系人姓名和电话,一般只写一个主送机关。“报告”中不得夹带请示事项,由此造成工作延误的,由报送单位负责。“意见”中需说明所提意见是供上级机关参考,还是请上级机关审批。

(四)起草公文一律打印,并填写《中共湖北生物科技职业学院委员会文件审核单》或《湖北生物科技职业学院文件审核单》,应注意以下事项:

1.拟制公文标题应当准确简要概括公文主要内容,一般应包括事由、公文种类。标题除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。下发本校产生的公文用“印发”,下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。

2.拟稿单位应当注明处室、单位。

3.拟稿、核稿、主办、会签、审核、报批、审签、签发等负责人在签名时应同时注明时间。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。日期应当写具体的年、月、日。

(六)要求贯彻执行的文件,应写“遵照执行”或“贯彻执行”,不要写“参照执行”。

四、文稿审核

(一)职能部门核稿员负责审核本处室、部门草拟的公文体例、格式、内容、数据等是否准确、适当,所提措施是否切实可行,是否与现行法律法规政策一致,文字表述、公文格式、标点符号、行文关系、行文程序是否规范等。

(二)党政办负责复核有无必要发文,公文格式、行文关系、行文程序是否规范,是否会签完备。

五、公文办理格式

(一)结构层次。

1.正文结构层次序数依次使用一、(一)、1、(1)、①标注。

2.附件说明。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。附件标题居中编排在附件首页第三行。

3. 附注。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件一般应在附注中注明联系人及联系电话。

(二)字体。

各类公文的标题使用方正小标宋简体二号字;编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

正文均使用“仿宋_GB2312”三号字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。其中一级标题使用黑体(一)二级标题使用楷体并加粗,在二级标题只有序号没有小标题时,可以直接使用正文字体;数字应使用“Times New Roman”字体(可以全选文字后选择该字体,只会改变数字的字体而不会改动其他文字字体)。word字库中没有以上字体的,可以从外网下载后复制粘贴放入“C/ Windows/ Fonts文件夹,即可使用。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

(三)标点符号。

1.有小标题情况下序号后的标点符号。一级标题后没有标点符号,(一)二级标题及以下1、(1)、①标题后均要用句号。

2.无小标题情况下序号后的标点符号。序号后用顿号“、”,(一)、(1)、①三类序号后没有标点符号,特别要注意的是, 1”序号后应当用圆点“.”,不用顿号“、”(具体可参考本通知中的用法)。

(四)版面。

1.职能部门制定公文文头,报党政办备案,统一排版印制。

2.公文用纸天头(上白头)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28 mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。

3.行文页边距:上边距:37mm; 下边距:35mm; 左边距:28mm;右边距:26mm。

4.行文行距:行文一般每页22行,每行28个字。行间距用固定值28。特定情况可以作适当调整。

(五)印制与装订。

1.2页纸文件内容使用A4纸双面印制,3页纸以上使用A3纸印制.

2.双面印刷,页码套正,两面误差不超过2mm。

 

3.左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm。

(六)公文办理格式具体参数,可参照本文执行。

六、公文用印

(一)中共湖北生物科技职业学院委员会文件、湖北生物科技职业学院文件、湖北生物科技职业学院函件、湖北生物科技职业学院党政办公室文件由党政办用印。

(二)党政办要严格执行印鉴管理的有关规定,审批手续不完备或不符合办文要求的不予用印。

七、公文分发

主办处室、部门负责文件的分发、挂网,应事先核对文件正文和附件是否齐全。

八、公文管理

公文制发完毕后,党政办、主办处室、部门应及时将公文文本、底稿、审批原件及相关附件材料进行整理、归档,留存党政办(一文一存),确保各类文稿完整。

九、相关要求

(一)强化认识。公文办理作为部门工作的重要一环,办文质量和效率直接体现工作水平,部门负责人及公文办理人员要高度重视公文处理工作,认真学习公文办理程序、类别、格式,提高工作效率。

(二)明确责任。各部门确定一名公文办理员,于4月28日前报党政办备案。实行办文全程负责制,及时接收、办理OA系统公文及各类公文起草,核稿、处理、督办文件。

(三)保证质量。公文严格按照公文格式起草,严格按照公文办理程序办理,既要迅速,又要保证质量。

(四)绩效管理公文办理严格执行部门绩效管理考核,流程、格式、文字错误,都将根据考核细则计入年底绩效考核成绩。

 

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