各处、室、部、二级学院：
为了加强会议管理，提高会议质量和效率，特制定如下规定，请遵照执行。
一、办会原则
坚持务实、高效的原则。统筹整合会议安排，会议内容能并则并，会议形式能简则简，会议规模能小则小，会议时间能短则短。
二、办会范围
（一）全校性会议，需在年初列入学校年度会议计划，原则上不得临时提议召开全校性会议。
（二）专题会议，需非分管校领导和部门负责人参加的，报党政办公室统筹安排。会议由分管校领导主持并主讲。
（三）其他会议，需非分管校领导和部门负责人参加的，由党政办公室统筹安排。
三、会议组织
（一）会议报备和审批。各部门要提前一周填写“会议备案审批表”，明确会议的名称、时间、地点、议程、参会领导、参会人员及人数等，经党委书记及校长审批同意后交党政办公室备案。
（二）会议统筹。一周内有多个会议，需要各部门负责人参会的，由党政办公室统筹合并。原则上各部门负责人参加的会议每周不得超过1次。
（三）会议通知和发布。全校性会议、专题会议经校领导审批同意后，会议主办部门负责起草会议通知，经党政办公室审核后，统一由党政办公室发布。全校性会议原则上须提前五天发布，专题会议原则上须提前三天发布。
（四）会务分工。会议材料、签到、会场的布置和会场服务等工作由主办部门负责；党政办公室、网络中心负责必要的摄影、摄像、多媒体运用及相关设施等会议设备的技术保障工作。
（五）请假制度。参会人员因故不能参加的，应按有关规定程序以书面形式向主办部门请假，全校性会议、专题会议报分管校领导审批，并报主办部门备案。
（六）会议秩序。参加会议时，参会人员应提前到达会场签到，不得由他人代签，不得擅自安排替会；参会人员要提前10分钟入场就座，不得无故缺席、早退；进入会场后，应将手机关闭或调至静音模式；会议开始后，不得随意走动或到会场外吸烟、聊天；不得看手机或者在现场接听、拨打电话，不得交头接耳以及有其他影响会场秩序的行为。
附件：会议备案审批表
湖北生物科技职业学院党政办公室
2019年3月26日
