湖北生物科技职业学院公文制发工作规范
学校公文主要有《中共湖北生物科技职业学院委员会文件》、《湖北生物科技职业学院文件》、《湖北生物科技职业学院函件》、《湖北生物科技职业学院党政办公室文件》、《校务信息》、《会议纪要》等。
一、适用范围
（一）中共湖北生物科技职业学院委员会文件
按照“鄂生科院党”方法依年度统一编号，适用于下列事项：
1.报送上级党委机关的请示、报告、意见等。
2.下发干部任免决定等。
3.确定或调整学校、部门的管理体制、机构设置和人员编制等重大事项。
4.经校党委研究决定需贯彻执行的重要事项。
5.其他需以校党委行文的有关事项。
（二）湖北生物科技职业学院文件
按照“鄂生科院”方法依年度统一编号。适用于下列事项：
1.报送上级机关的请示、报告、意见。
2.转发省委、省政府、省农业厅等上级部门的有关文件。
3.印发贯彻落实以学校名义发布的重要工作决定、政策、标准、规范等的具体实施意见。
4.发布内容比较重要、对全校工作有指导意义的事项。
5.下达或调整各类发展规划、工作要点。下达年度预算、年度计划、专项经费等。
6.公布有关考核、评比、表彰等重大决定。
7.其他需以学校名义行文的有关事项。
（三）湖北生物科技职业学院党政办公室文件
按照“鄂生科院办”的方法依年度统一编号。适用于下列事项：
1.转发省农业厅办公室等相应机构的文件。
2.下发各类工作会议通知。
3.批复校内有关请示事项，征询、答复意见和建议。
4.其他需要以校党政办名义的行文。
（四）湖北生物科技职业学院函件
学校函文件不编号。适用于下列事项：
1.与省内外不相隶属的单位联系工作，转发不相隶属机关的重要文件。
2.其他需以校函形式印发的公文。
（五）校务信息
按年度统一编号，即编“〔〕号”，适用于：印发本校重大事件、获奖情况，本校要事等通报。
（六）会议纪要
具体分为校党委会议纪要、校长办公会议纪要、专题办公会议纪要三种，分别按年度统一编号，即编“〔〕号”，适用于：党委会议、校长办公会议、专题会议决定事项的记录。
（七）职能部门文件
各职能部门自行编号，适用于：职能部门负责的工作事项对校内其他部门的各类通知、通报、简报等。
二、公文制发程序
（一）学校下行文：
职能部门起草公文、填写文件审核单
↓
职能部门核稿员核稿
↓
部门负责人审签
↓
党政办主任审核
↓
分管领导审签
↓
职能部门核稿员复核
↓
党委书记或校长（分管校长）签发
↓
校核稿员复核
↓
党政办领取文号
↓
职能部门将公文交打印室排版打印
↓
党政办盖印，
留存文件电子版、纸质版至党政办
↓
职能部门负责发文
（二）学校上行文：
职能部门起草公文、填写文件审核单
↓
职能部门核稿员核稿
↓
部门负责人审签
↓
分管领导审签
↓
职能部门核稿员复核
↓
党委书记或校长签发
↓
校核稿员复核
↓
党政办领取文号
↓
职能部门将公文交打印室排版打印
↓
党政办盖印，
留存文件电子版、纸质版至党政办
↓
职能部门负责报送公文
（三）职能部门发文：
职能部门起草公文、填写文件审核单
↓
职能部门核稿员核稿
↓
部门负责人审签
↓
分管领导审签
↓
职能部门核稿员复核
↓
处室、部门将公文交打印室排版打印
↓
处室、部门负责发文
三、文稿草拟
各处室、部门草拟公文需把准确性放在第一位，具体做到：
（一）符合国家的法律、法规、规章以及其他规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）少发文、发短文。按照《湖北省农业厅关于进一步精简会议文件的意见》（鄂农办发〔2008〕28号）规定，凡能通过电话、传真、网络解决问题的不再印发文件，凡已及时公开发布的文件，各处室、单位如无具体贯彻落实意见的，不得再发文转发。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
向学校上级机关报送公文，一般只使用“请示”、“报告”、“意见”等3个文种。“请示”要一文一事，明确提出要求的事项，应在文尾注明联系人姓名和电话，一般只写一个主送机关。“报告”中不得夹带请示事项，由此造成工作延误的，由报送单位负责。“意见”中需说明所提意见是供上级机关参考，还是请上级机关审批。
（四）起草公文一律打印，并填写《中共湖北生物科技职业学院委员会文件审核单》或《湖北生物科技职业学院文件审核单》，应注意以下事项：
1.拟制公文标题应当准确简要概括公文主要内容，一般应包括事由、公文种类。标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。下发本校产生的公文用“印发”，下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。
2.拟稿单位应当注明处室、单位。
3.拟稿、核稿、主办、会签、审核、报批、审签、签发等负责人在签名时应同时注明时间。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。日期应当写具体的年、月、日。
（六）要求贯彻执行的文件，应写“遵照执行”或“贯彻执行”，不要写“参照执行”。
四、文稿审核
（一）职能部门核稿员负责审核本处室、部门草拟的公文体例、格式、内容、数据等是否准确、适当，所提措施是否切实可行，是否与现行法律法规政策一致，文字表述、公文格式、标点符号、行文关系、行文程序是否规范等。
（二）党政办负责复核有无必要发文，公文格式、行文关系、行文程序是否规范，是否会签完备。
五、公文办理格式
（一）结构层次。
1.正文结构层次序数依次使用“一、（一）、1、（1）、①”标注。
2.附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。附件标题居中编排在附件首页第三行。
3. 附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件一般应在附注中注明联系人及联系电话。
（二）字体。
各类公文的标题使用“方正小标宋简体”二号字；编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
正文均使用“仿宋_GB2312”三号字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。其中“一”一级标题使用“黑体”；“（一）”二级标题使用“楷体”并加粗，在二级标题只有序号没有小标题时，可以直接使用正文字体；数字应使用“Times New Roman”字体（可以全选文字后选择该字体，只会改变数字的字体而不会改动其他文字字体）。word字库中没有以上字体的，可以从外网下载后复制粘贴放入“C盘/ Windows/ Fonts”文件夹，即可使用。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
（三）标点符号。
1.有小标题情况下序号后的标点符号。“一”一级标题后没有标点符号，“（一）”二级标题及以下1、（1）、①标题后均要用句号。
2.无小标题情况下序号后的标点符号。“一”序号后用顿号“、”，“（一）、（1）、①”三类序号后没有标点符号，特别要注意的是， “1”序号后应当用圆点“.”，不用顿号“、”（具体可参考本通知中的用法）。
（四）版面。
1．职能部门制定公文文头，报党政办备案，统一排版印制。
2．公文用纸天头（上白头）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28 mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
3.行文页边距：上边距：37mm; 下边距：35mm; 左边距：28mm；右边距：26mm。
4.行文行距：行文一般每页22行，每行28个字。行间距用固定值28。特定情况可以作适当调整。
（五）印制与装订。
1.2页纸文件内容使用A4纸双面印制，3页纸以上使用A3纸印制.
2.双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。
3.左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。
（六）公文办理格式具体参数，可参照本文执行。
六、公文用印
（一）中共湖北生物科技职业学院委员会文件、湖北生物科技职业学院文件、湖北生物科技职业学院函件、湖北生物科技职业学院党政办公室文件由党政办用印。
（二）党政办要严格执行印鉴管理的有关规定，审批手续不完备或不符合办文要求的不予用印。
七、公文分发
主办处室、部门负责文件的分发、挂网，应事先核对文件正文和附件是否齐全。
八、公文管理
公文制发完毕后，党政办、主办处室、部门应及时将公文文本、底稿、审批原件及相关附件材料进行整理、归档，留存党政办（一文一存），确保各类文稿完整。
九、相关要求
（一）强化认识。公文办理作为部门工作的重要一环，办文质量和效率直接体现工作水平，部门负责人及公文办理人员要高度重视公文处理工作，认真学习公文办理程序、类别、格式，提高工作效率。
（二）明确责任。各部门确定一名公文办理员，于4月28日前报党政办备案。实行办文全程负责制，及时接收、办理OA系统公文及各类公文起草，核稿、处理、督办文件。
（三）保证质量。公文严格按照公文格式起草，严格按照公文办理程序办理，既要迅速，又要保证质量。
（四）绩效管理。公文办理严格执行部门绩效管理考核，流程、格式、文字错误，都将根据考核细则计入年底绩效考核成绩。
